Műhelybeszélgetés adatbázis-menedzselés témában

A Magyar Könyvtárosok Egyesülete Műszaki Könyvtáros Szekciója 2014. november 27-én tartotta tizenkilencedik műhelybeszélgetését az ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézetében Kóródy Juditnak, a Magyar Telekom Nyrt. – Infodok Kft. Információ-szolgáltató Központ vezetőjének szervezésében és moderálásával. A téma a szakirodalmi adatbázisok könyvtári menedzselése, annak is legelső mozzanata, a kiválasztás és a megrendelés–előfizetés körüli teendők intézése volt.

Kiszl Péter intézetigazgató köszöntőjében a Könyvtár- és Információtudományi Intézetben folyó oktatómunkát mutatta be a szép számmal megjelent, főként vállalati és szakkönyvtárosokból álló résztvevőknek*.

1949-ben indult a felsőfokú könyvtárosképzés az ELTE-n. Jelenleg ez az egyetlen olyan képzőhely hazánkban, ahol a könyvtárosképzés minden lépcsőfokán (BA, MA, PhD) végig lehet menni. A képzés minden szintjén az információmenedzsment van a középpontban, vagyis a könyvtárosságot, mint információszervezés-tant, mint a bármiféle szervezett emberi aktivitás által feltételezett koordináló gondolkodást igyekeznek láttatni és tanítani, a teoretikus megfontolásokon túlmenően azzal a gyakorlatias célzattal, hogy hallgatóiknak adaptív, bármely ismeret- és munkaterületen, így a versenyszférában is jól alkalmazható tudást adjanak át. Ennek fényében a rendezvény (Kiszl Péter meghívására) a legjobb helyre került, amit a könyvtáros hallgatók jelenléte és aktív részvétele is tanúsított.

Varga Klára, az ELTE Egyetemi Könyvtára Informatikai és Fejlesztési Osztályának vezetője eleven képet adott arról, hogyan is zajlik, milyen konfliktusokkal, döntéshelyzetekkel jár a szakirodalmi adatbázisok beszerzése és karbantartása egy olyan hatalmas intézményben, ahol az adatbázisokkal kapcsolatos szinte minden lehetséges eshetőségről szereztek már tapasztalatot.

Az első lépés a megfelelő adatbázis-tartalom kiválasztása. Ezen a ponton az előadó máris előállt azzal az észrevétellel és jó tanáccsal, melyet szinte minden hozzászóló beszerző könyvtárostól hallottunk: legyünk nagyon körültekintők és szinte gyanakvók a tartalomszolgáltatók kínálatának pontos tartalmát illetően, és tudjuk magunkat alkupozícióban az árat illetően, mikor egyedi (és nem konzorciumos) előfizetés megkötésére kerül a sor! Legyünk nagyon körültekintők például azzal kapcsolatban, hogy a számunkra kínált tartalomcsomag mekkora részben tartalmaz valóban előfizetéses (tehát csak abban a forrásban elérhető) és mekkora részben másutt (pl. a Directory of Open Access Journals-ban vagy akár illegális megosztásban) is szabadon elérhető tartalmakat. Tehát a tartalom egyedi és nélkülözhetetlen voltáról, valamint a kínált kezelőfelület informatikai minőségéről jó előre meg kell győződnünk. Erre valók a szolgáltatók által kínált ingyenes tesztidőszakok. Az Egyetemi Könyvtár abban a szerencsés helyzetben van, hogy gyakornok könyvtároshallgatóknak is ki tudja osztani ezt a feladatot, másutt a könyvtárosra hárul ez a komoly nyelvtudást és sokszor egyes diszciplínák szakirodalmában való tájékozódóképességet is igénylő munka. Nyilvánvaló, hogy a végfelhasználót (diák, kutató stb.) minél inkább be kell vonni ebbe a munkába minden olyan esetben, amikor a könyvtár nem a fenntartója által előre meghatározott igényt elégít ki valamely adatbázis beszerzésével.

Az előfizetésnek válfaja a megújítás is. Az adatbázis kezelőfelületén lekérdezhető előző évi használati statisztikáknak kulcsszerepük van annak eldöntésében, hogy valóban szükség van-e az illető tartalomra. Varga Klára annak az észrevételének adott hangot, hogy a szolgáltatók nemigen törekednek egyértelművé és egymással összemérhetővé tenni a különböző adatbázisok használatának lekérdezhető aspektusait. Így nem egyszerű eldönteni pl. azt, hogy érdemes-e éves előfizetést váltani, vagy olcsóbb volna-e letöltésenként fizetni valamely forrás anyagaiért. Erre a ködösítésre leginkább szemet szúró példa a ScienceDirect, mely a felhasználó személyiségi jogának védelmére hivatkozva nem szolgáltat IP-címekre lebontott használati statisztikákat. Így a tanszéki könyvtárak fölötti koordinálásért felelős Egyetemi Könyvtár nem képes belelátni abba, hogy az egyes (saját IP-címmel rendelkező) oktatási egységek (karok, tanszékek) számára előfizetett tartalmaknak mekkora a valós kihasználtsága. Márpedig, könyvtárszakmai közhely, hogy igényfölmérés nélkül nincs adekvát gyűjteményszervezés.

A statisztikai adatok értékének másfajta csorbulása következhet bizonyos felhasználói magatartásokból is, például a mohó gyűjtögetőszenvedéllyel letöltött, de a későbbi tudományos munkában valójában föl nem használt dokumentumok adatforgalmából. Rendszeres felhasználóképzéssel és készséges webkönyvtárosi tájékoztató munkával vélhetően csökkenthető ez a hatás. Vonatkozik ez a tömeges letöltés nevezetű olvasói szabályszegésre is, mikor az adott adatbázis adott időn belüli letöltési korlátját túllépik a felhasználók, amit a szolgáltató azonnal észlel és visszajelez: korlátozásokat helyez kilátásba. Varga Klára elmondása szerint az ELTE-n minden hónapban sor kerül ilyenre. A felhasználási szabályokra vonatkozóan érdemes megemlíteni még a könyvtárközi kölcsönzés intézményén keresztül szolgáltatott adatbázis-tartalom jogszerű felhasználási módját: a könyvtárközi kérésben megkapott, előfizetéses adatbázisból származó elektronikus szövegnek csak a kinyomtatott példányát adhatjuk át az olvasónak, magát a digitális példányt nem, lévén az adatbázis-szolgáltató szellemi tulajdona.

Wittinghof Judit, a Richter Gedeon Nyrt. könyvtárának igazgatója egy igazi profitcég (gyógyszeripari kutató-fejlesztő intézet és gyártóhely) szakkönyvtárának gyakorlatában mutatta meg az adatbázisok információs jelentőségét és kezelésének gyakorlatát. Megtudtuk, hogy a könyvtár beszerzésre fordított költségének 53%-át a szakirodalmi adatbázisok, 43%-át az elektronikus és nyomtatott szakfolyóiratok teszik ki, és csak a maradék 4%-ára rúg a könyvek és egyéb dokumentumtípusok ára; amiből világosan kivehető az adatbázisok elsőrendű információs szerepe és rendkívül költséges volta.

A fenntartóval való hatékony együttműködés mintapéldája volt az a beszámoló, melyet az igazgatónő a 2014-es (a Richter üzleti veszteségeiből következő) könyvtári kiadáscsökkentés végigviteléről tartott. Egy ilyen kényszerű projekt mindjárt azon elbukhat, hogy a költségcsökkentés igényét a fenntartó nem közli idejekorán a könyvtárral, hiszen az adatbázisok előfizetése-megújítása mindig ősszel esedékes a jövő évi keretösszeg terhére. A fenntartó üzleti mérlegének és üzleti tervezésének, valamint a könyvtárral való kapcsolattartásnak napra késznek és folyamatosnak kell lennie, nem derülhet ki 2015 januárjában, hogy nincs pénz a 2014 novemberében megrendelt adatbázisokra. Ezt követően a felhasználói igényeknek megfelelően fontosságuk szerint rangsorolták a tartalmakat, áttekintették a felhasználás jogának típusait: globális licenc vagy egyedi licenc (azaz a teljes intézményhálózat számára vagy csak egyes részlegek, sőt egyes személyek számára szóló jogosítvány) szerint érhetők-e el a tartalmak? A licenc típusának megváltoztatása, a jogosultsági kör pontosító leszűkítése ugyanis költségcsökkentést tehet lehetővé. Az igazgatónő is kiemelte a szolgáltatókkal való alkudozás fontosságát. Szinte soha nem katalógusáron vásárolják az adatbázis-tartalmakat és elektronikus szolgáltatásokat, mivel a tapasztalatuk szerint elképesztő mértékű árcsökkentéseket lehet elérni a megfelelő tájékozottsággal és bátorsággal folytatott alkuk során. Ezen a ponton elgondolkodtató volt Kóródy Judit közbevetése: milyen nagy, pénzben is kifejezhető értéket képvisel az ilyen talpraesett könyvtáros munkája, amely – tegyük hozzá – némiképp önkéntes jellegű, mert a fenntartó gazdasági hivatala a legtöbb esetben nem lát bele egy ilyen megrendelés minden apró szakmai részletébe. A szerződés időtartama is számottevő lehet, hosszabb időtartamra kötött szerződés pár százalékos árcsökkentést jelenthet.

A használati statisztikáknak mindig is kitüntetett szerepe volt a Richter könyvtárában, már a nyomtatott folyóiratokból való fénymásolások tényét is rögzítették, és az adatok összesítése felhasználói igénykövetés gyanánt szolgált, útmutatást adott a gyarapító tevékenységnek. Az elektronikus folyóiratok és adatbázisok digitálisan legyűjthető használati adatai megkönnyítették és továbblendítették ezt a reflektív munkát, melynek eredményét honlapjukon közzé is teszik. Ez a fajta szakmai precizitás és talpraesettség mintaértékű bármely könyvtár számára.

Kutnyánszky Anikó, az MTA Wigner Fizikai Kutatóközpont könyvtárosaként elválasztotta az adatbázisok előfizetésének mérhető anyagi megtérülését a nem mérhető szellemi hasznosulásától. A megkerülhetetlenül fontos adatbázisokat mindenképp előfizetik, tekintet nélkül olykor ugrásszerű évenkénti áremelkedésükre. A kevésbé fontosnak mutatkozó forrásokat igyekeznek megkerülni: könyvtárközi kölcsönzéssel vagy az egyes cikkek letöltési árának kifizetésével. Nem mérhető azonban, hogy valóban hasznosul-e a tudományos innováció területén a letöltött anyag, más hozzáállást igényel tehát az üzleti szférában és az innováció területén a felhasználói igények elemzése. Kutnyánszky Anikó is kiemelte a szerződéskötés folyamán való körültekintés és alku fontosságát, mert a különféle árukapcsolások és feltételek, amelyekkel a tartalomszolgáltatók előállnak, többnyire nincsenek kőbe vésve, hiszen a szolgáltatók az elégedett, hűséges előfizetőkből akarnak megélni.

Az Országos Mezőgazdasági Könyvtár részéről Kóródy Judit érdeklődésére elmondtuk, hogy egy év szünet után 2014-től ismét elérhető nálunk (most már a kitűnő EBSCOhost-felületbe integrálva) az agrártudomány két legfontosabb online szakirodalmi adatbázisa, a CAB Abstracts és a Food Science and Technology Abstracts, kiegészülve az EBSCO alapcsomagból a gyűjtőkörünk számára releváns Academic Search Complete-tel és Greenfile-lal. Ugyanakkor könyvtárunk működése – természetesen olvasóink rétegződése szerint többé vagy kevésbé – a nyomtatott dokumentumok forgalmára épül, az adatbázisok kihasználtsága, használati kultúrája nem kielégítő. Az olvasótermi tájékoztató könyvtárosi tevékenységen túl, tudatos on-line népszerűsítő munkát és felhasználóképzést igényel tőlünk a változtatás szándéka. Ennek részeként érdemes volna a jelenlegi IP-alapú, az intézmény épületéhez kötött felhasználási jogot bővíteni és érvényes beiratkozással rendelkező olvasóink számára a távoli elérést is lehetővé tenni.

       A műhelybeszélgetés zárásaképp bejártuk az ELTE Bölcsészkara Angol-amerikai Intézetének és Germanisztikai Intézetének közös térben lévő könyvtárát, mely a Múzeum körúti épület belső udvarának üvegtetős befedésével, különös külső-belső térben jött létre.

Lukácsi Balázs

* Jelen voltak többek közt az EGIS Zrt., a Közlekedéstudományi Intézet Nonprofit Kft., a Magyar Posta Zrt., a MÁV Zrt., az MTA Wigner Fizikai Kutatóközpont, az Opten Kft., az Országgyűlési Könyvtár, az Országos Mezőgazdasági Könyvtár és Dokumentációs Központ, az Országos Széchényi Könyvtár, a Semmelweis Orvostörténeti Múzeum, Könyvtár és Levéltár, a Magyar Képzőművészeti Egyetem Könyvtár, Levéltár és Művészeti Gyűjtemény képviselői.   ↑